Pentingnya Kelengkapan Administrasi Kelompok Pelaku Utama

Pentingnya Kelengkapan Administrasi Kelompok Pelaku Utama

Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan yang dihadapi, dan keputusan yang pernah diambil.

Manfaat Administrasi/Pembukuan Kelompok 

Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi dan data tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota kelompok maupun bagi pihak lain.

Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok, informasi ini dapat digunakan sebagai :

(1) Alat Kontrol

(2) Alat Dokumentasi

(3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok

(4) Alat monev perkembangan kelompok

(5) Alat memupuk kepercayaan anggota.

Administrasi Kelompok  

Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.

1. Adminstrasi Organisasi

            Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh seorang sekretaris.

Contoh Buku Notulen Rapat

No	Tanggal	Kegiatan	Nama Pemateri	Jabatan	Ringkasan Materi Yang Disampaikan	Kesimpulan & Rekomendasi
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)

Contoh Buku Tamu

No	Nama & Nomor HP	Jabatan & Instansi	Hari & Tanggal	Tujuan/ Keperluan	Kesan	Pesan	Tanda Tangan
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

Contoh Buku Inventarisir Barang

No	Jenis Barang	Jumlah	Tanggal Diterima	Kondisi Barang	Keterangan Barang		Kode Barang
					Hibah	Beli
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

Contoh Buku Agenda Surat

No	Nomor Surat	Tanggal Surat Keluar	Tujuan Surat	Tanggal Surat Masuk	Perihal		Keterangan
					Surat Masuk	Surat Keluar
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

2. Administrasi Keuangan 

Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis  serta  diisi  dengan tertib, teratur dan benar. Dengan  administrasi  keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat  terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk  diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan  untuk pengambilan keputusan.

Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk ; 

v  Alat monitor perkembangan keuangan;

v  Alat pengendalian keuangan;

v  Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran  dari  setiap  kegiatan; dan

v  Alat manajemen dlm pengambilan keputusan

Contoh Buku Kas Kelompok

No	Tanggal	Uraian	Volume	Harga Satuan (Rp.00)	Keterangan		Saldo
					Masuk	Keluar
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

Gambar 1. Contoh buku administrasi kelompok

Model pembukuan keuangan yang  digunakan  kelompok  adalah model yang  sederhana,  mudah  dipahami  sehingga  diharapkan  akan  sangat  membantu tugas bendahara  dalam mempertanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya. Administrasi keuangan ini pada umumnya dikerjakan oleh seorang pengurus/ bendahara.

Gambar 2. Kegiatan pertemuan Kelompok akan terdokumentasi dalam buku notulen rapat

Selain contoh buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan suatu jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok yang bersangkutan, misalnya buku produksi hasil usaha, buku rencana kegiatan kelompok dan lain-lain.

** Diolah dari berbagai sumber : Herman Setiawan, S.Pi 

(Koord. Penyuluh Perikanan Kab. Bangka Selatan)