Pentingnya Kelengkapan Administrasi Kelompok Pelaku Utama

Pentingnya Kelengkapan Administrasi Kelompok Pelaku Utama

Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan yang dihadapi, dan keputusan yang pernah diambil.

Manfaat Administrasi/Pembukuan Kelompok 

Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi dan data tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota kelompok maupun bagi pihak lain.

Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok, informasi ini dapat digunakan sebagai :

(1) Alat Kontrol

(2) Alat Dokumentasi

(3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok

(4) Alat monev perkembangan kelompok

(5) Alat memupuk kepercayaan anggota.

Administrasi Kelompok  

Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.

1. Adminstrasi Organisasi

            Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh seorang sekretaris.

Contoh Buku Notulen Rapat

No	Tanggal	Kegiatan	Nama Pemateri	Jabatan	Ringkasan Materi Yang Disampaikan	Kesimpulan & Rekomendasi
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)

Contoh Buku Tamu

No	Nama & Nomor HP	Jabatan & Instansi	Hari & Tanggal	Tujuan/ Keperluan	Kesan	Pesan	Tanda Tangan
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

Contoh Buku Inventarisir Barang

No	Jenis Barang	Jumlah	Tanggal Diterima	Kondisi Barang	Keterangan Barang		Kode Barang
					Hibah	Beli
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

Contoh Buku Agenda Surat

No	Nomor Surat	Tanggal Surat Keluar	Tujuan Surat	Tanggal Surat Masuk	Perihal		Keterangan
					Surat Masuk	Surat Keluar
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

2. Administrasi Keuangan 

Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis  serta  diisi  dengan tertib, teratur dan benar. Dengan  administrasi  keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat  terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk  diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan  untuk pengambilan keputusan.

Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk ; 

v  Alat monitor perkembangan keuangan;

v  Alat pengendalian keuangan;

v  Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran  dari  setiap  kegiatan; dan

v  Alat manajemen dlm pengambilan keputusan

Contoh Buku Kas Kelompok

No	Tanggal	Uraian	Volume	Harga Satuan (Rp.00)	Keterangan		Saldo
					Masuk	Keluar
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

Gambar 1. Contoh buku administrasi kelompok

Model pembukuan keuangan yang  digunakan  kelompok  adalah model yang  sederhana,  mudah  dipahami  sehingga  diharapkan  akan  sangat  membantu tugas bendahara  dalam mempertanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya. Administrasi keuangan ini pada umumnya dikerjakan oleh seorang pengurus/ bendahara.

Gambar 2. Kegiatan pertemuan Kelompok akan terdokumentasi dalam buku notulen rapat

Selain contoh buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan suatu jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok yang bersangkutan, misalnya buku produksi hasil usaha, buku rencana kegiatan kelompok dan lain-lain.

** Diolah dari berbagai sumber : Herman Setiawan, S.Pi 

(Koord. Penyuluh Perikanan Kab. Bangka Selatan)

Sosialisasi kegiatan P2KP tahun 2014 oleh badan Ketahanan Pangan Prov. Kep. Bangka Belitung

Salah satu sasaran kegiatan P2KP (percepatan penganekaragaman konsumsi pangan) tahun 2014 adalah sosialisasi dan promosi yang dilakukan oleh badan yang menangani ketahanan pangan di tingkat provinsi. Pada hari Selasa tanggal 01 April 2014 bertempat di gedung pertemuan BPPKP Kab. Bangka Selatan telah dilaksanakan sosialisasi kegiatan P2KP tahun 2014 oleh Badan Ketahanan Pangan Prov. Kep. Bangka Belitung, pada kesempatan itu hadir Kasubid Penganekaragaman Pangan Ibu Erna yang memaparkan tujuan, sasaran & manfaat dari kegaitan P2KP ini. Walaupun terkendala dengan pemadaman listrik dan hujan yang deras tidak menyurutkan semangat peserta sosialisasi untuk antusias mengikuti acara sampai selesai, adapun peserta yang diundang adalah pendamping desa & perwakilan kelompok wanita tani penerima bansos P2KP tahun 2014 yang tersebar di beberapa desa/ kelurahan  seperti Kelurahan Teladan, Bikang, Jeriji (Kecamatan Toboali), Irat (Kecamatan Payung), Tirem (Kecamatan Tukak Sadai) dan Pergam (Kecamatan Air Gegas),ditambah tim teknis P2KP Kab. Bangka Selatan.  

Acara yang diawali oleh sambutan Kepala BPPKP (Bapak Muhson, S.St), dimana beliau lebih menekankan dan mengarahkan kelompok wanita tani penerima bansos untuk semangat & bersungguh-sungguh dalam melaksanakan kegiatan P2KP ini, karena bagaimanapun juga manfaatnya akan berbalik kepada anggota kelompok dan keluarganya, melalui pemberdayaan kelompok maka akan didapati peran wanita sangat besar bagi pemenuhan kebutuhan gizi keluarga sekaligus membantu perekonomian keluarga.

Selanjutnya Ibu Erna memberikan materi terkait bagaimana melaksanakan kegiatan P2KP, dimana kelompok wanita tani akan mendapatkan bansos senilai Rp. 47.000.000,- yang akan digunakan untuk pembuatan kebun bibit desa, kebun anggota (KRPL), kebun demplot, pengembangan menu B2SA dan bekerja saa dengan sekolah untuk mengembangkan kebun sekolah.

Inti dari kegiatan P2KP adaah pemenuhan gizi keluarga melalui pemanfaatan lahan pekarangan untuk digunakan sebagai lahan budidaya berbagai jenis komoditi pangan dan sayuran oleh ibu-ibu, sehingga diharapkan out-put keberhasilan kegiatan P2KP ini ibu-ibu tidak lagi membeli kebutuhan konsumsi untuk keluarganya di tukang sayur keliling atau pasar, karena tersedia di lahan pekarangan mereka.